Viestintä on onnistuneen sisäilmaprosessin menestystekijä

Muista viestiä tilanteesta säännöllisesti, vaikka uutta kerrottavaa ei ole. Viestinnällä rakennetaan luottamusta tilojen käyttäjien ja ongelmatilannetta hoitavien välillä. Huono tai puutteellinen viestintä voi jättää epäluulon korjaustoimenpiteiden onnistumisesta.

Viestintä näkyy sisäilmaprosessin eri vaiheissa seuraavasti:

1. Ennaltaehkäise ja ennakoi

Tulosta lista

Tee viestintäsuunnitelma yhteistoiminnassa osaksi toimenpidesuunnitelmaa (proaktiivisuus!). Suunnittele viestinnän pääviesti, kohderyhmät, kanavat ja työnjako. Huomioi, suunnitelmassa viestinnän vaiheistus ja moniammatillinen yhteistyö esim. työterveyshuollon kanssa.
Kehitä organisaation viestintää yhteistoiminnassa myös häiriöttömässä tilanteessa ja rakenna luottamusta.
Varmista, että sisäilmaan liittyvät havainnot käsitellään ajoissa ennen kuin ne muodostuvat häiriöksi.

2. Häiriötila

Ota viestintäsuunnitelma käyttöön työsuojelun yhteistoiminnassa.
Varmista viestinnän yhdenmukaisuus, ja anna kaikille asiasta samat tiedot.
Sisällytä viestintään ainakin seuraavat asiat: mitä on havaittu? Miten asia etenee? Miten häiriötilanne vaikuttaa työyhteisön toimintaan? Kuka asiaa selvittää? Keneltä saa tarvittaessa lisätietoa?
Huomioi mahdollinen ulkopuolisten tahojen kiinnostus. Käynnistä tarvittaessa someseuranta ja sovi, kuka viestii asiasta työpaikalla.

3. Korjaa ja selvitä

Pyydä asiantuntijoita kertomaan tutkimustulosten valmistumisesta, sisällöstä ja merkityksestä kaikille kohderyhmille. Asiantuntijoina ovat mm. kiinteistön omistaja, työterveyshuollon edustaja (lääkäri), kiinteistöä tutkinut konsultti, johto, sisäilmaryhmän edustaja.
Kerro korjaustöiden suunnittelusta ja etenemisestä. Kerro, mitä ja miten tullaan korjaamaan ja kauanko tämä kestää. Mainitse myös, millaisia haasteita ja viivästyksiä voi tulla eteen.
Laadi lista usein kysytyistä kysymyksistä (UKK) ja vastauksista niihin. Anna pääsy listaan tiedon tarvitsijoille.
Kerro, kuinka häiriötilanne tulee näkymään ihmisten arjessa: jos siirrytään väistötiloihin, niin minne? Anna ohjeet muuttoa varten.
Ilmoita, kuka tekee päätökset ja milloin näitä päätöksiä tullaan tekemään.
Pidä säännöllisesti esimerkiksi infotilaisuuksia. Tiedota myös silloin, kun ei ole uutta kerrottavaa tai ei tiedetä, miten jatketaan.
Muista, että virheitä voi tapahtua prosessissa. Virheet kannattaa myöntää avoimesti ja kertoa, kuinka ne korjataan.

4. Opi ja kehitä

Tee yhteenveto prosessin kulusta: mistä aloitettiin? Mitä tehtiin? Mihin päädyttiin? Käytä kuvia ja havainnollistavia esimerkkejä apuna.
Opasta ihmisiä tilan käyttöön, jotta voidaan ennaltaehkäistä uusia häiriötilanteita.
Kerro, miten tilannetta seurataan ja miten uusien sisäilmahavaintojen kanssa toimitaan.
Kokoa kaikki tieto yhteen paikkaan, josta löytyvät kootusti jaettavat dokumentit, valokuvia selvitys- ja korjaustöistä ja esimerkiksi Usein kysytyt kysymykset -palsta.

5. Arvioi jatkuvasti

Tiedota tehtävistä kyselyistä ja selvityksistä sekä niiden tuloksista.
Arvioi viestinnän toimenpiteiden onnistumista.